Zoll-Compliance-System im Unternehmen aufbauen

Im Zoll haftet das Unternehmen für jede Anmeldung, auch wenn ein Spediteur sie abgegeben hat. Ein Fehler in einer Zolltarifnummer oder einem Ursprungsnachweis wiederholt sich bei jeder Einfuhr, oft über Jahre, bis die nächste Zollprüfung ihn findet. Ein Zoll-Compliance-System soll genau das verhindern, nämlich durch klare Zuständigkeiten, verlässliche Daten und Kontrollen. Es muss nicht groß sein, aber zum Unternehmen passen und tatsächlich gelebt werden.

Verantwortung und Organisation

Am Anfang steht eine Entscheidung der Geschäftsleitung. Wer ist für Zoll zuständig, mit welchen Befugnissen, und wer vertritt diese Person? In vielen Unternehmen ist der Zoll auf Logistik, Einkauf und Buchhaltung verteilt, ohne dass jemand den Überblick hat. Das ist die häufigste Schwachstelle. Die Geschäftsleitung kann die Aufgaben delegieren, bleibt aber für Auswahl, Ausstattung und Überwachung der Zuständigen verantwortlich.

Arbeitsanweisungen

Schriftliche Arbeitsanweisungen legen fest, wie die wesentlichen Abläufe funktionieren. Wer vergibt Zolltarifnummern? Wer prüft Präferenznachweise und Lieferantenerklärungen? Wer meldet Lizenzgebühren oder Beistellungen an die Zollabteilung? Was geschieht bei neuen Produkten, neuen Lieferanten oder neuen Ländern? Gute Anweisungen sind kurz, konkret und werden aktualisiert, wenn sich Recht oder Abläufe ändern.

Stammdaten

Die meisten Zollfehler sind Stammdatenfehler. Drei Bereiche verdienen besondere Aufmerksamkeit:

• Tarif: Jede Zolltarifnummer braucht eine nachvollziehbare Begründung und wird regelmäßig überprüft, mindestens bei Änderungen der Kombinierten Nomenklatur. Für schwierige Fälle schafft eine verbindliche Zolltarifauskunft Rechtssicherheit.
• Ursprung: Präferenzursprung und Lieferantenerklärungen müssen gültig, vollständig und den Artikeln zugeordnet sein.
• Zollwert: Hinzurechnungen wie Lizenzgebühren, Beistellungen oder Frachtkosten und die Methode ihrer Verteilung müssen festgelegt und dokumentiert sein.

Dazu gehören die Aufbewahrungsfristen. Zoll-, steuer- und präferenzrechtliche Fristen fallen auseinander, maßgeblich ist jeweils die längste. Das System sollte festlegen, welche Unterlagen wie lange und in welcher Form vorzuhalten sind. In Prüfungen scheitert regelmäßig genau daran etwas.

Kontrolle von Dienstleistern

Spediteure und Zolldienstleister geben die meisten Anmeldungen ab, entweder im Namen und für Rechnung des Unternehmens als direkte Vertretung oder im eigenen Namen, aber für Rechnung des Unternehmens als indirekte Vertretung. Bei direkter Vertretung ist das Unternehmen Anmelder und Zollschuldner und steht für Fehler des Spediteurs selbst ein. Bei indirekter Vertretung ist der Dienstleister selbst Anmelder, das Unternehmen wird nach Artikel 77 Absatz 3 UZK daneben Zollschuldner. In beiden Fällen gehören dazu schriftliche Vollmachten mit klarem Umfang, verbindliche Vorgaben zu Zolltarifnummern, Präferenzen und Verfahren, die Pflicht des Dienstleisters, Abweichungen zu melden, und ein regelmäßiger Abgleich der abgegebenen Anmeldungen mit den eigenen Daten.

Internes Kontrollsystem

Ein System ohne Kontrolle ist ein Papier. Prüfen Sie regelmäßig in Stichproben, ob Anmeldungen, Rechnungen und Stammdaten übereinstimmen und ob die Anweisungen eingehalten werden. Die Auswertung der Einfuhrdaten des Zolls ist dafür ein gutes Werkzeug. Halten Sie fest, was geprüft wurde, was gefunden wurde und was daraus folgt. Einmal im Jahr sollte die Geschäftsleitung einen kurzen Bericht erhalten. Eine unabhängige Prüfung von außen, etwa durch ein Zoll-Compliance-Audit, deckt auf, was im Alltag übersehen wird.

Schulungen und Dokumentation

Mitarbeiter in Zoll, Logistik, Einkauf und Vertrieb müssen wissen, welche ihrer Entscheidungen zollrelevant sind. Schulungen sollten regelmäßig stattfinden und nachgewiesen werden. Überhaupt gilt, dass für Behörden nicht stattgefunden hat, was nicht dokumentiert ist. Das betrifft Zuständigkeiten, Anweisungen, Kontrollen, Schulungen und Entscheidungen in Zweifelsfällen.

Umgang mit Fehlern

Auch ein gutes System verhindert nicht jeden Fehler. Entscheidend ist, was dann geschieht. Der Fehler wird gemeldet, seine Ursache und sein Umfang werden geklärt, die Abläufe werden angepasst und die betroffenen Anmeldungen berichtigt.

Bei Einfuhrabgaben ist das keine bloße Empfehlung. Nach § 153 AO muss der Anmelder unverzüglich anzeigen und berichtigen, sobald er erkennt, dass seine Angaben unrichtig waren und dadurch zu wenig Abgaben festgesetzt wurden. Wer schweigt, obwohl er den Fehler kennt, riskiert von diesem Zeitpunkt an eine Steuerhinterziehung durch Unterlassen. Das Compliance-System sollte deshalb regeln, wer einen erkannten Fehler wie schnell an wen meldet.

Warum es bei Bußgeld und Strafe zählt

• Aufsichtspflicht: Nach § 130 OWiG handelt ordnungswidrig, wer als Inhaber oder Leitung erforderliche Aufsichtsmaßnahmen unterlässt, die eine Zuwiderhandlung verhindert oder wesentlich erschwert hätten. Gegen das Unternehmen kann dann eine Geldbuße nach § 30 OWiG verhängt werden. Ein dokumentiertes System ist der Nachweis, dass die Aufsicht ausgeübt wurde.
• Bemessung: Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 9. Mai 2017, Aktenzeichen 1 StR 265/16, entschieden, dass ein wirksames Compliance-Management bei der Bemessung einer Unternehmensgeldbuße zu berücksichtigen ist, ebenso, wenn es nach einem Verstoß verbessert wurde.
• Vorsatz und Leichtfertigkeit: Die Finanzverwaltung sieht nach Nummer 2.6 des Anwendungserlasses zu § 153 AO in einem innerbetrieblichen Kontrollsystem ein Indiz, das gegen Vorsatz oder Leichtfertigkeit sprechen kann, wenn eine Erklärung fehlerhaft war. Ob und wie die Zollverwaltung diesen Grundsatz auf Einfuhrabgaben überträgt, ist im Einzelfall zu prüfen.
• Bewilligungen: Für den AEO-Status und viele Vereinfachungen verlangt die Zollverwaltung ohnehin interne Kontrollen.

Der letzte Punkt gewinnt mit der Zollreform an Gewicht. Artikel 29 des neuen Zollkodex verpflichtet die Zollbehörden, den AEO mindestens alle drei Jahre eingehend zu überprüfen, einschließlich eines Besuchs vor Ort. Beim neuen Status des Geprüften vertrauenswürdigen Handelsbeteiligten liegt der Turnus bei zwei Jahren. Wer diese Stufen halten oder erreichen will, braucht ab 2027 ein System, das einer regelmäßigen Prüfung standhält.

Für den Aufbau kann der Prüfungsstandard IDW PS 980 in der Neufassung vom Dezember 2022 als Rahmen dienen. Er beschreibt die Grundelemente eines Compliance-Management-Systems, also Kultur, Ziele, Risiken, Programm, Organisation, Kommunikation und Überwachung, und wird auch für Tax-Compliance-Systeme genutzt. Das Zollsystem lässt sich als Teil davon aufbauen.

So gehen Sie vor

1. Risiken erfassen. Welche Waren, Länder, Verfahren und Bewilligungen hat Ihr Unternehmen, und wo liegen die größten Abgabenrisiken?
2. Zuständigkeiten regeln. Benennen Sie Verantwortliche und Vertretungen schriftlich.
3. Abläufe beschreiben. Beginnen Sie mit Tarif, Ursprung, Zollwert und Dienstleistern.
4. Kontrollen einführen. Legen Sie Stichproben fest und dokumentieren Sie deren Ergebnis.
5. Schulen und berichten. Schulen Sie die Beteiligten und berichten Sie der Geschäftsleitung regelmäßig.
6. Weiterentwickeln. Passen Sie das System nach jedem Fehler, jeder Prüfung und jeder Rechtsänderung an.

Wo im Einzelfall die Schwerpunkte liegen, hängt von Größe und Geschäft des Unternehmens ab. Ein unabhängiger Blick von außen hilft, sie richtig zu setzen.