Zollprüfung: Ablauf und Vorbereitung

Eine Zollprüfung ist kein Strafverfahren, sondern zunächst ein gewöhnliches Verwaltungsverfahren. Der Prüfungsdienst des Hauptzollamts kontrolliert nachträglich, ob Einfuhren und Ausfuhren richtig angemeldet und die Abgaben zutreffend berechnet wurden. Rechtsgrundlage ist Artikel 48 des Zollkodex der Union in Verbindung mit den Vorschriften der Abgabenordnung über die Außenprüfung. Für das Unternehmen geht es dabei oft um viel Geld – und manchmal um mehr.

Der Ablauf

1. Die Prüfungsanordnung

Die Prüfung beginnt mit einer schriftlichen Anordnung. Sie nennt die Abgabenarten, den Prüfungszeitraum, den Beginn und die Prüfer. Prüfen Sie die Anordnung genau: Umfang und Zeitraum begrenzen, was die Prüfer untersuchen dürfen. Ein Verschieben des Termins ist aus wichtigem Grund möglich.

2. Die Prüfung selbst

Die Prüfer arbeiten vor Ort, zunehmend aber auch remote mit Daten, die angefordert werden. Sie wollen Zollanmeldungen, Rechnungen, Verträge, Zahlungsflüsse und Stammdaten sehen und ziehen zunächst Stichproben. Das Unternehmen ist zur Mitwirkung verpflichtet: Es muss Auskünfte erteilen, Unterlagen vorlegen und einen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung stellen.

3. Schlussbesprechung und Prüfungsbericht

Am Ende stehen die Feststellungen in einer Schlussbesprechung zur Diskussion. Das ist der wichtigste Termin der ganzen Prüfung: Hier lassen sich Sachverhalte noch aufklären, Rechtsauffassungen klarstellen und Feststellungen abwenden. Danach folgt der Prüfungsbericht, zu dem Sie Stellung nehmen können, und schließlich gegebenenfalls ein Abgabenbescheid mit einer Nachforderung.

4. Nach dem Bescheid

Gegen den Bescheid ist innerhalb eines Monats der Einspruch möglich. Weil die Nachforderung trotzdem sofort fällig ist, sollte zugleich die Aussetzung der Vollziehung beantragt werden.

Worauf die Prüfer achten

• Tarifierung: Sind die Zolltarifnummern richtig – und werden sie in den Artikelstammdaten gepflegt oder einmal vergeben und nie wieder angesehen?
• Zollwert: Wurden Lizenzgebühren, Beistellungen, Provisionen und Frachtkosten richtig berücksichtigt? Passen konzerninterne Verrechnungspreise zum angemeldeten Wert?
• Präferenzen: Liegen für jede Zollermäßigung gültige Ursprungsnachweise und Lieferantenerklärungen vor?
• Zollverfahren und Bewilligungen: Werden Auflagen aus Bewilligungen eingehalten, etwa bei aktiver Veredelung oder Zolllagern?
• Einfuhrumsatzsteuer: Stimmen Zollwert und Bemessungsgrundlage überein, und wer hat die Einfuhrumsatzsteuer als Vorsteuer abgezogen?
• Zolldienstleister: Wie hat das Unternehmen seine Spediteure angewiesen und kontrolliert?

Wie weit zurück es gehen kann

Zölle dürfen grundsätzlich drei Jahre ab Entstehen der Zollschuld nacherhoben werden. Beruht die Zollschuld auf einer Handlung, die strafrechtlich verfolgt werden könnte, verlängert sich die Frist auf bis zu zehn Jahre. Spätestens hier wird aus einer Prüfung eine heikle Angelegenheit.

Wenn die Prüfung kippt

Ergibt sich während der Prüfung der Verdacht einer Steuerstraftat oder Ordnungswidrigkeit, müssen die Prüfer zunächst die Prüfung abbrechen und die Strafsachenstelle und die Zollfahndung einbinden. Ab diesem Moment gelten andere Regeln: Niemand muss sich selbst belasten. Dann sollte sofort ein Berater eingebunden werden, der auch das Strafverfahren beherrscht.

So bereiten Sie sich vor

1. Selbst zuerst prüfen. Sehen Sie sich die Felder oben für den Prüfungszeitraum an, bevor es die Prüfer tun. Was Sie selbst finden, können Sie selbst erklären.
2. Fristen beachten. Mit Bekanntgabe der Prüfungsanordnung ist eine strafbefreiende Selbstanzeige für den angeordneten Umfang gesperrt. Fehler, die Sie vorher erkennen, sollten Sie daher vorher bewerten lassen.
3. Einen Ansprechpartner benennen. Eine Person koordiniert alle Anfragen der Prüfer, nimmt Unterlagenwünsche entgegen und hält fest, was herausgegeben wurde.
4. Unterlagen ordnen. Verträge, insbesondere Lizenz- und Entwicklungsverträge, Bewilligungen, Ursprungsnachweise und Anweisungen an Spediteure sollten griffbereit sein.
5. Mitarbeiter einstimmen. Wer mit den Prüfern spricht, sollte wissen, was geprüft wird – und dass sachliche, richtige Auskünfte gefragt sind, keine Vermutungen.
6. Die Schlussbesprechung vorbereiten. Lassen Sie sich die Feststellungen vorher schriftlich geben und gehen Sie mit Argumenten und Belegen in den Termin.

Wer selbst jahrelang auf der anderen Seite des Tisches gesessen hat, weiß, wo Prüfer genau hinsehen und wo sich in der Schlussbesprechung noch etwas bewegen lässt. Genau diese Erfahrung bringen wir in jede Prüfungsbegleitung ein.