Wer genehmigungspflichtige Güter ausführt, braucht das Vertrauen des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Dieses Vertrauen bindet das BAFA an eine Person: den Ausfuhrverantwortlichen. Ohne ihn werden Ausfuhrgenehmigungen in aller Regel nicht erteilt. Für die betroffene Führungskraft ist die Rolle mehr als eine Formalie.
Wer Ausfuhrverantwortlicher sein muss
Der Ausfuhrverantwortliche ist ein Mitglied des vertretungsberechtigten Organs – also der Geschäftsführung oder des Vorstands. Ein Prokurist oder der Leiter der Exportabteilung genügt nicht. Das Unternehmen benennt ihn gegenüber dem BAFA, und er erklärt, die Verantwortung für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften zu übernehmen. Wechselt die Person, muss der Nachfolger neu benannt werden.
Was die Rolle bedeutet
Der Ausfuhrverantwortliche muss nicht jede Ausfuhr selbst prüfen. Er muss aber dafür sorgen, dass das Unternehmen so organisiert ist, dass Verstöße nach menschlichem Ermessen nicht vorkommen. Dazu gehört:
- eine klare Organisation der Exportkontrolle mit festgelegten Zuständigkeiten und Vertretungen,
- ausreichend qualifiziertes Personal und die Mittel, die es für seine Arbeit braucht,
- schriftliche Arbeitsanweisungen für Güterklassifizierung, Sanktionslistenprüfung und Genehmigungen,
- regelmäßige Schulungen,
- Kontrollen, ob die Vorgaben eingehalten werden, und Konsequenzen, wenn nicht.
Kurz: Der Ausfuhrverantwortliche ist für das interne Kontrollprogramm (ICP) verantwortlich. Das BAFA hat in einem Merkblatt beschrieben, was es von einem solchen Programm erwartet; auf europäischer Ebene gibt es dazu eine Empfehlung der Kommission mit sieben Kernelementen.
Was sich delegieren lässt
Die tägliche Arbeit kann und sollte an Fachleute delegiert werden – an einen Exportkontrollbeauftragten oder eine eigene Abteilung. Die Verantwortung selbst lässt sich jedoch nicht abgeben. Beim Ausfuhrverantwortlichen bleiben die Pflichten, die richtigen Personen auszuwählen, sie anzuleiten und sie zu überwachen. Wer delegiert und dann nicht mehr hinsieht, hat seine Pflicht nicht erfüllt.
Wie weit die Haftung reicht
Kommt es zu einem Verstoß, prüfen die Behörden auch, ob der Ausfuhrverantwortliche seine Aufsichtspflichten erfüllt hat. Die Folgen können auf mehreren Ebenen eintreten:
- Zuverlässigkeit: Das BAFA kann das Unternehmen als unzuverlässig einstufen. Dann werden Genehmigungen versagt – für ein exportorientiertes Unternehmen oft die schwerste Folge.
- Bußgeld: Bei verletzter Aufsichtspflicht drohen Geldbußen gegen die Person und das Unternehmen.
- Strafrecht: Wer von Verstößen weiß oder sie billigend in Kauf nimmt, kann selbst Täter oder Gehilfe einer Straftat nach dem Außenwirtschaftsgesetz sein.
Umgekehrt schützt ein gelebtes Kontrollprogramm. Deckt das Unternehmen einen fahrlässigen Verstoß selbst auf und legt ihn freiwillig offen, lässt sich beeinflussen, ob und in welcher Höhe ein Bußgeld verhängt wird. Ganz ohne Bußgeld geht das in der Praxis selten aus.
Fünf Fragen, die sich jeder Ausfuhrverantwortliche stellen sollte
- Weiß ich, welche unserer Güter gelistet sind und in welche Länder sie gehen?
- Gibt es schriftliche Anweisungen, und kennen die Mitarbeiter sie?
- Wann wurde zuletzt geprüft, ob die Anweisungen eingehalten werden?
- Erfahre ich von Problemen, bevor die Behörde davon erfährt?
- Könnte ich einem Ermittler heute erklären, wie wir Verstöße verhindern?
Wenn Sie eine dieser Fragen nicht sicher mit Ja beantworten können, ist ein unabhängiger Blick auf Ihr Kontrollprogramm gut investiert. Genau das leisten unsere Compliance-Audits.